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産休前や異動直前に必見! 好まれる仕事の引き継ぎ

ランチでコミュニケーション、付箋で応援メッセージ……戻ってきた後を想定しての引き継ぎテク

このコラムは、人材育成コンサルタント・キャリアアドバイザーで2人の男児の母でもある河野真理子さんが、妊娠した新米プレママの皆さんのために、仕事・家庭・出産後の復帰への準備……「働きながら母になる」ために大切なことを解説する連載です。

後任者が決まらなくても、準備を始めて

 安定期に入り、体調が落ち着いてきた段階で、少しずつ、仕事の引き継ぎを進めていきましょう。仕事の内容により引き継ぎの時期も方法も様々だと思いますが、妊娠中は、体の調子がすぐれず休みを取ったり、思うように仕事の効率が上がらない日もあるもの。

 後任者が決まっていなくても、引き継ぎマニュアルは前倒しで作成しておくなど、時間の余裕を持って早め早めに進めておきましょう。

 仕事の引き継ぎのやり方は、通常の部署異動などのときと基本的には同じですが、大きく違うことがあります。産休に入る前にする引き継ぎの方法は、「また戻ってくるときのためのことを考え、戻ってくる前提で引き継ぎをする」ということです。

 そのためには、後任者との関係がとても重要です。「休暇中に自分の仕事をやってもらってありがとう。分からないところはいつでも聞いてね」と、仕事に対する責任感を見せつつ、「気づいた点や変えた方が良い点があったら、どんどん手を加えてね」と、相手がやりがいを持って仕事ができるよう気持ちよく任せるようにしましょう。

 相手がその仕事が滞りなく行えるようスムーズに引き継ぎをすれば、戻ってきたときにもその相手からスムーズにバトンタッチしてもらえるはずです。

引き継ぎ準備、文書で残しにくいものは写真で

 仕事の引き継ぎのやり方は、職種によって、仕事内容によって様々だと思います。職場に引き継ぎマニュアルなども無く、何から手をつけていいか分からない、といった場合は、まずは自分の仕事を書き出してみるところから始めてみましょう。

 それを基に、全体の構造や業務フローがわかるよう簡潔に図にまとめ、そこに仕事内容や手順などの説明を入れた「仕事の棚卸シート」をそれぞれA4用紙1-2枚程度で作成します。この「仕事の棚卸シート」作りは、自分の仕事内容を見直す良い機会にもなるので、日ごろから習慣にしておくと、なお良いと思います。

次ページ 一目置かれる引き継ぎ 3つの工夫

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