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仕事

欠員チームで急な残業 イクボスはどうアサインする?

定時5分前、緊急で舞い込んだ仕事。急な残業をお願いする2人の部下を選ぶには?

「4月には育休から復帰する部下がいる
時短勤務の社員が増えてきた」
「どうやら頼れるアイツが育休を取りたいと思っているらしい」
「子どもが小学生に上がり、残業ができなくなった社員がいる」
「うちも、隣の部署も、子育て社員がいて常に欠員のチームだ」

 常に、マイナス1でチームを回さなくてはならない、そんな職場が増えています。 欠員の補充はないまま、結果を出し続けなければならないなんて…。

 そんな欠員チームが力を最大に発揮できるようにするためには、「イクボス式」というマネジメント術が必要です。

 日経DUALでは、子育て中の社員の皆さん&チームリーダーの皆さんに向けて、上手にチームワークを高めるノウハウをお伝えするために、サイトの記事でも反響が高かったイクボス講師達のマネジメント術や先進企業の実例ノウハウを1冊にまとめた『崖っぷちで差がつく上司のイクボス式チーム戦略』を4月13日に発売します。今回は、その書籍の中から抜粋してイクボス式マネジメント術をお届けします。

 制約社員の増加によって、上司は部下に仕事を振る際の意識転換を求められています。様々な理由で退社時間のリミットがある部下を抱える状況で、日々の業務を回すためにどんな視点を身につけていくべきか。

 例えば、こんなボスはダメボス!

 夕方17時、悪気なく、翌朝までの仕事を振って部下を困らせるボス。不明確な指示出しは部下の時間を奪います。

 では、実際にどんな風に仕事をアサインしていけばいいのか。リアルな例題に沿って、考えていきましょう。

あなたは誰に残業をお願いする?

【例題】あなたは4人の部下を持つ課長です。残業削減の活動が功を奏して課内での定時退社がやっと定着してきました。そんなある日、定時5分前になって、部長から緊急の仕事が舞い込みます。締め切りは本日中ですが、難易度はそれほど高くなく、2人対応できれば完結できるとあなたは判断しました。そこで、残業を指示する2人をすぐに選ばなければなりません。 あなたは部下の仕事ぶりについて日ごろからよく見ています。4人の部下の「能力レベル」の情報はすでにあります。

<情報① 能力のレベル>

部下A:高い。難しい仕事も安心して任せられる

部下B:高い。難しい仕事は時々フォローが必要

部下C:普通。普通の仕事は安心して任せられる

部下D:普通。普通の仕事も時々フォローが必要

 この情報がある段階で、誰に残業を頼みたくなるでしょうか? 浮かんだ回答を覚えておいてください。では、ここで「制約条件」、つまりそれぞれの部下の当日の定時後の予定についての情報を追加します。

<情報② 制約条件>

部下A:要介護の母の入居先の施設長と面談

部下B:トレーニングジム

部下C:保育園のお迎え

部下D:中国語教室

 情報②も加味しての判断となるといかがでしょうか? 傾向としては、この段階でAとCは選択肢からなくなり、BとDが有力候補として浮上するケースが多いようです。さらに情報を追加しましょう。それぞれの制約条件に関する補足・詳細の情報です。

<情報③ 制約条件の補足・詳細>

部下A:「面談相手の施設長が多忙で、日程調整が大変だった」と言っていた

部下B:4年に1度のトライアスロンの大会が明日に控えている。前日の体調管理がカギで、家族や仕事仲間も応援している

部下C:近所に親戚がいるので、急でもお迎えの代理をお願いできる

部下D:「気軽に授業の予約変更ができるから便利」と言っていた

 

 いかがでしょうか? ①②の情報で判断した結論とは違う結論になりませんでしたか? 重要な気づきとして、4人の部下の能力は変わっておらず、変わったのは情報だけ。しかも、その情報は仕事以外の情報です。仕事以外の情報を把握することは仕事の指示をする上でも大切だと思いませんか?

 「定時前に突然発生した仕事をやり遂げなければならない」という職場の課題解決のためには、個々の部下が抱える条件をできるだけ正確に把握しておくことがポイントになります。情報不足のまま業務命令を出せば、部下の生活全般に無理が生じて、仕事に対するモチベーションも低下。チームが目標達成を目指す上で大きな損失になります。

 特に正しい判断の助けになるのが③の詳細情報です。Bの「トレーニングジム」という予定を見て「大切な予定ではない」と思ったかもしれません。4年に1度の大会と聞いてもピンとこないかもしれません。でもそれは上司の価値観であり、部下の「大切にしているもの」は本人にしか分かりませんし、尊重されるべきものです。

 こういった詳細情報は、表面的な聞き取りでは得られません。ランチタイムや移動中の会話で、仕事以外のことも含めて自己開示しやすい雰囲気をつくっていくことで、「部下にとって大事にしたいものは何か」という“価値観”の情報収集が可能になります。

(監修:東レ経営研究所ダイバーシティ&ワークライフバランス推進部シニアコンサルタント 塚越学さん)

このイクボス式ノウハウが生で聞ける!ワーク付きセミナー開催!

日経DUALでは、4月17日、子育て中の社員の皆さん&チームリーダーの皆さんに向けて、イクボス講師陣や革新企業のノウハウを聞きながら、書籍の付録「イクボス式ワークシート」を使い、超実践ワークも行える豪華セミナーを開催します。

お申し込みや詳細はこちら→http://dual.nikkei.co.jp/special/seminar/

企業での課題や「イクボス式」実践の効果などについて、企業トップや現場の社員、ダイバーシティ担当者、そして「イクボス式」講師陣を交えて本音でトーク! DUALのサイトで話題になったアノ企業も登壇します! 経営者、管理職、人事・ダイバーシティ担当者、チームリーダー、そして自らが子育て中のワーママ・パパ社員の方々、ぜひふるってご参加ください。

【セミナー概要】
●日時:2015年4月17日(金) 18:00~20:30(受付開始17:30予定)
●会場:SPACE NIO(日本経済新聞社東京本社2階)
●主催:日経BP社 日経DUAL
●共催:日本経済新聞社 人材・教育事業本部
●受講料:1万2000円
●特典:新刊書籍『崖っぷちで差がつく上司の イクボス式チーム戦略』(本体 1,300円)、日経DUALオリジナル イクボス実践シール

↓お申し込みやセミナーの具体的な内容はコチラから↓
http://dual.nikkei.co.jp/special/seminar/

◆プログラム━━━━━━━━━━━

【セッション1:はじめに】
■なぜ今、企業に“イクボス式”が求められているのか

NPO法人 ファザーリング・ジャパン 代表 安藤 哲也氏

【セッション2:ワークショップ】
■現場がうまく回り出す 私が実践した“イクボス式”マネジメントとは?
(書籍収録の「図解&実践ワークシート」を使ったワークを行います)

三井物産ロジスティクス・パートナーズ社長 川島 高之氏

【セッション3:事例紹介】
■イクボス企業の取り組み事例 その秘訣を大公開!

セブン-イレブン・ジャパン 取締役常務執行役員  秘書室長 兼 セブン&アイグループ ダイバーシティ推進プロジェクトリーダー 藤本 圭子氏

セントワークス 代表取締役社長 大西 徳雪氏/ITソリューション部 塚越 一貴氏

【セッション4:パネルディスカッション】
■書籍収録の「課題解決ノウハウ」から先進企業やイクボス達の実例を紹介、また、ご来場の皆様からもご質問をいただき課題を解決していきます。

例えば…
・増員なしで"脱残業"を可能にする方法は?
・急な部下の欠員。制約社員がいるチームで業務をどう割り振る?
・ライフを重視するマネジメントと業績を上げることは矛盾しないか?
・制約社員と他のメンバーの間にできた溝。どう埋めればいい?など

●NPO法人 ファザーリング・ジャパン 安藤 哲也氏
●三井物産ロジスティクス・パートナーズ 川島 高之氏
●東レ経営研究所ダイバーシティ&ワークライフバランス推進部 シニアコンサルタント 塚越 学氏
●セブン&アイ・ホールディングス 藤本 圭子氏
●セントワークス 大西 徳雪氏、塚越 一貴氏

【モデレータ】日経DUAL編集長 羽生 祥子

★★詳細と受講お申し込みはこちらからどうぞ!★★
(お申し込みは「日経BP書店」にて承ります。その際「日経ID」が必要です。)

※このセミナーは日本経済新聞社と日経BP社の共同企画「働きかたNext」の連動セミナーです。

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