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産休直前 職場・取引先へ「ご挨拶メール」作法

知らせるのは出産予定日ではなく、産休に入る日と最終出社日

このコラムは、人材育成コンサルタント・キャリアアドバイザーで2人の男児の母でもある河野真理子さんが、妊娠した新米プレママの皆さんのために、仕事・家庭・出産後の復帰への準備……「働きながら母になる」ために大切なことを解説する連載です。

 産休に入る際忘れてはいけないのが、取引先や社内外のお世話になった人達に対する「ご挨拶」です。特に育休復帰後もまた働き続けることを考えると、また戻ってくることをきちんと伝えてから産休に入りたいもの。最終出社日までバタバタと引き継ぎやデスクの整理などに追われ、きちんと挨拶する時間が取れなかった、ということのないよう準備をしておきましょう。

宛先をジャンル分けして文面を分けて準備しよう

 挨拶メールを送る際は、取引先、社外の仕事上の関係者、社内の仕事上の関係者、職場の上司・同僚…などいくつかのジャンルに分けて、文面を分けて送るようにしましょう。メールを送る時期なども、それぞれの人との関係によって変えるようにします。

 取引先や社内外の(仕事上の)関係者に対しては、後任を連れて挨拶に伺ったうえで、上司や同僚と時期を相談の上、産休前に改めて挨拶メールを送るといいでしょう。休暇に入る前に何かあれば連絡してもらえるよう、最終出社日の1週間前までには送付するようにします。

 取引先や社内外の関係者向け挨拶メールのポイントは3つ。

【取引先や社内外の関係者向け挨拶メール】

1.出産予定日ではなく、産休に入る日と最終出社日を知らせる

 個人的に親しい場合は別として、仕事上のメールでは出産予定日を書く必要がありません。産休に入る日、最終出社日を知らせるようにしましょう。

例)
日ごろよりお世話になっております。○○社の○○です。
さて、私事で大変恐縮ではございますが、○月○日(○)より産休をいただくこととなりましたので、ご連絡申し上げます。最終出社日は○月○日(○)の予定です。

2.仕事上、迷惑がかからないよう配慮する

 迷惑をかけることを詫びつつ、後任についての情報など、休暇に入ってしまうことで不都合なことがないように、という配慮した内容を心がけます。

例)
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。出社日もあと○日となってしまいますが、現在の業務に関して、なにかございましたら、何なりとお申し付けください。
また、休暇中の業務につきましては、以下の者が担当いたします。なにかございましたら遠慮なくお問い合わせください。
氏名 電話 E-mail

3.復帰の意思は伝えつつ、復帰予定については明言しない

 復帰予定日は、子どもの健康状態や保育園入園ができるかどうかなどによって、予定をしていても変わる可能性もあるので、あえて曖昧にしておきます。

例)

なお職場復帰は、○年の春以降の予定です。
その際は、また新たな気持ちで仕事に取り組んでまいりますので、改めてよろしくご指導いただけますようお願い申し上げます。
本来はお伺いしてご挨拶申し上げるべきところ、メールでのご挨拶とさせていただきます。
引き続き、弊社をご愛顧くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

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